“SWZ is weer zichtbaar en aantrekkelijk als werkgever op de Arbeidsmarkt,
en dat zorgt voor veel nieuwe collega’s”

Son, december 2018

Bij Werknet is het druk. “Lekker druk”, zo zegt Marian van Kempen. Marian staat op het kantoor van het nieuwe bureau Werknet van de Brabantse zorgorganisatie SWZ. Ze legt uit waarom ze blij is met de drukte: “Werknet is ons nieuw ingerichte arbeidsmarktportaal, want sinds kort staan we in Brabant vol op de kaart als het gaat om aantrekkelijk werk in de zorg. Werknet bestaat uit Recruiters en Intercedenten, die heel veel nieuwe medewerkers hebben kunnen aannemen, zowel voor de zorgteams als voor de flexpool. Ondanks de bekende krapte op de Arbeidsmarkt.” Ze voegt daar direct aan toe dat dat niet vanzelf is gegaan, maar het resultaat is van een intensief veranderingstraject.  Marian heeft dat traject full-time begeleid als intern projectleider en is daarbij ondersteund door BvFO, Bureau voor Flexontwikkeling.

Rob Krol was de initiatiefnemer van de veranderingen binnen SWZ. Als Manager P&O stelde hij vast dat het tekort aan nieuwe collega’s echt steeds nijpender werd. ”Dat zorgde voor veel extra werkdruk op de teams. En steeds vaker moesten we een beroep doen op onze medewerkers om alle diensten toch ingevuld te krijgen. Je blijft dan mensen ‘uit hun vrij halen’, ofwel een beroep doen op hun eigen ingeroosterde vrije tijd. Dat moesten we doorbreken, anders zou het onherroepelijk ten koste gaan van de continuiteit en kwaliteit van de zorg.
We wisten ook: om nieuwe collega’s te vinden moet je de positie van SWZ op de Brabantse arbeidsmarkt verbeteren. Maar hoe doe je dat?” Met die vraag benaderde Rob Krol medio 2017 Loran Noteboom van BvFO.

de SWZ vraag in een nieuw breder perspectief

Rob Krol over de nieuwe inzichten tijdens de eerste gesprekken met Loran Noteboom:  “Loran is een adviseur met veel ervaring op het gebied van strategische personeelsplanning in de zorg. Hij luisterde eerst vooral, en begon vervolgens te vragen naar ons aanbod:  ‘Wat heb je als werkgever te bieden? Welke diensten, welke contracten biedt SWZ? Hoe verloopt het Recruitmentproces? Waaruit bestaat de Arbeidsmarktcommunicatie? Hoe is jullie flexpool opgebouwd? Hoe zijn de wensen van medewerkers meegenomen in de planning, ofwel hun werk-privé balans?’ Het werd ons daardoor duidelijk hoe veelzijdig ons probleem was, maar ook dat er volop oplossingsmogelijkheden op al deze terreinen lagen.
Het BvFO-concept gaat uit van een integrale aanpak op 4 hoofdgebieden: Capaciteitsplanning, Roostering, Flexibilisering en Arbeidsmarkt-communicatie & Recruitment. We moesten dus op al die vlakken aan de slag met verbeteringen en het realiseren van hun onderlinge samenhang.”
Met die uitdaging is SWZ begin dit jaar gestart, met ondersteuning van BvFO.

BvFO werkt daartoe samen met een eigen netwerk van ervaren specialisten op het gebied van flexibilisering, capaciteitsplanning, roostering, arbeidsmarktcommunicatie en recruitment. Om de opdrachtgever heen wordt een team samengesteld, al naar gelang de aard van de opdracht.  Samen analyseren zij de situatie bij de opdrachtgever en op basis van hun bevindingen stellen ze aanbevelingen op.  Flexibilisering staat daarin centraal als strategisch instrument, en verbindend element als het gaat om medewerkerplanning. Het gehele veranderingstraject wordt ondersteund en gestimuleerd met een actief intern communicatiebeleid.

Vanuit de analyse naar aanbevelingen en een plan van aanpak

Loran Noteboom over de aanpak bij SWZ: “Om op de huidige arbeidsmarkt je positie als werkgever te verbeteren, heb je een heel aantrekkelijk en onderscheidend aanbod nodig. Een aanbod met langere diensten, grotere contracten én interessante werktijden. En dat zijn het liefst tijden, die de medewerker zelf kan kiezen. En hoe aantrekkelijk is het, als die medewerker ook kan kiezen uit combinatiemogelijkheden; deels werken op dagbesteding en deels op wonen. Of deels op een vast team en deels via de flexpool?  Zo’n aanbod kun je breed uitdragen via een uitgekiende online marketing campagne. Maar…”zo benadrukt Noteboom, “je moet zo’n aanbod wel waar kunnen maken!”
Om de SWZ organisatie daarop in te richten, qua planningsprocessen, procedures, snelle instroom en onderlinge samenwerking, heeft BvFO allereerst een uitgebreide scan gedaan en gesproken met medewerkers uit alle teams en geledingen. Op basis van al die bevindingen is de SWZ situatie in kaart gebracht. Van daaruit zijn de aanbevelingen gedaan, die SWZ als besluiten heeft overgenomen. “Samen hebben we vervolgens een Plan van Aanpak gemaakt en  deelgebieden geformuleerd, zodat SWZ stap voor stap de verbeteringen kon gaan doorvoeren”, zo legt Loran Noteboom de werkwijze uit.
“Ook bij de uitwerking heeft BvFO ons ondersteund”, aldus Marian van Kempen, die op dat moment instroomde als intern projectleider. “Elk deelgebied werd een deelproject, met z’n eigen werkgroep. Dat werkt zeer overzichtelijk en pragmatisch.”

Van buiten naar binnen denken

“SWZ moest anders gaan denken en doen” zo stelde Rob Krol destijds vast. “Als organisatie, maar ook als team en als individuele medewerker. Dat was best een grote uitdaging voor ons. De grootste verandering is dan, dat je van buiten naar binnen moet gaan denken. Dus niet wat vragen wij, maar wat vraagt de arbeidsmarkt? Wat hebben wij die te bieden? En als we dingen iets anders organiseren, hebben we misschien nog wel meer te bieden. Dan zijn we veel aantrekkelijker als werkgever, met aantrekkelijke keuzes qua werktijden, en interessante combinatiemogelijkheden bijvoorbeeld. Dat kun je bieden vanuit een zorgvuldig opgebouwde flexpool.“ Marian vult hem aan: “Dan moet je dus wel zorgen, dat elke medewerker mee gaat doen, want plannen en roosteren en flexibiliseren gaat iedereen aan. En zo’n project vraagt toch tijd en energie van medewerkers. Het interne communicatie programma dat BvFO voorstelde heeft ons geholpen om intern alle medewerkers duidelijk te informeren over en te betrekken bij de veranderingen. Met als Thema ‘2018, het jaar van de nieuwe collega’s’ hebben we iedereen stapsgewijs meegenomen in het ‘waarom en wat’. Dat hebben we gedaan met zowel persoonlijke als groepsgesprekken, als met schriftelijk en digitaal naslagmateriaal. Onze mensen hebben dat zeer gewaardeerd.”

van ‘wij-zij’ naar team-ondersteunend instroom portaal

Het huidige Werknet was het Roosterbureau van SWZ.  Waar het als roosterbureau nog zorgde voor de flexplanning en ondersteuning van de planning van de vaste teams, is het als Werknet nu verantwoordelijk voor de flexplanning en de instroom van nieuwe medewerkers. Desgevraagd geeft Marian aan, dat die verandering van Roosterbureau naar Werknet het eerst voelbaar was. Niet alleen op het bureau zelf, maar ook op de teams. Daar werd ook de samenhang tussen de deelprojecten duidelijk. Ze legt uit dat een aantal veranderingen parallel zijn doorgevoerd; “We hebben ons recruitingsproces en -systematiek sterk vereenvoudigd en ingekort. Van enkele weken tot een paar dagen. Tegelijkertijd hebben we met de teams gekeken welke nieuwe diensttijden en combinatiemogelijkheden er mogelijk zouden zijn. Dat bleken er onverwacht veel. Een andere werkgroep werkte aan de opzet van alle afspraken rondom een nieuwe flexpool en de nieuwe rol van het roosterbureau. Dat laatste was best ingrijpend, want het roosterbureau kon steeds minder vaak voldoen aan de vraag van de teams, bij gebrek aan voldoende flexers. En het ‘wij-zij’ gevoel tussen teams en roosterbureau werd versterkt. Dat hebben we nu kunnen doorbreken, door het bureau als echt dienstverlenend aan de teams in te richten. Qua afspraken en diensten, en met voldoende flexers vanuit een nieuw aangevulde flexpool. Dat is mogelijk, omdat we met BvFO een krachtige Online arbeidsmarkt-campagne hebben gevoerd waarmee we ons nieuwe aanbod heel actief en doelgroepgericht uitdragen. Het huidige Werknet is een heus instroomportaal geworden. Want het heeft niet alleen veel nieuwe flexcollega’s opgeleverd, maar het heeft ook gezorgd voor de invulling van de vele vacatures  op de vaste teams. De teams voelen dat ook, omdat er veel meer rust in de roosters is gekomen. En zij zijn in de lead, en kunnen nu vaker een beroep doen op juist gekwalificeerde flexcollega’s.”

De Kwetsbare positie van een roosterbureau

Rob knikt bevestigend als Marian uitlegt dat het Roosterbureau, zowel in z’n oude als ook in z’n nieuwe rol als Werknet een kwetsbare positie heeft in de organisatie. “Het werk van het Roosterbureau wordt door iedereen gezien en gevoeld. Je hebt immers twee klantzijden, met de flexers enerzijds en de teams anderzijds. Dat vraagt om zorgvuldige afspraken en procedures zodat er juiste verwachtingen over en weer ontstaan.”  Marian stelt tevreden vast dat iedereen steeds beter zijn rol leert in te vullen. “Maar wij hebben ons soms nog te weinig gerealiseerd hoe groot de verandering voor hen is. Bij nieuwe rollen horen nieuwe taken en verantwoordelijkheden. Dat moet je dan ook echt goed ondersteunen en faciliteren. Maar we zijn op de goede weg nu.” Rob Krol voegt daaraan toe, dat het ook belangrijk is om als management bij dit soort belangrijke veranderingstrajecten continu de binding te houden met het primaire proces. “Hun werk moet immers door ons zo goed mogelijk worden gefaciliteerd met ondersteunende diensten.”

Projectmanagement  en samenwerking

Marian zorgt als projectleider voor de onderlinge samenhang en afstemming tussen de deelprojecten. Zij bewaakt de voortgang en planning en rapporteert periodiek aan de stuurgroep, waarin naast Rob Krol ook de zorgdirectie is vertegenwoordigd.  Over de samenwerking met BvFO is Marian duidelijk: “Ik heb de samenwerking met BvFO als zeer prettig en betrokken ervaren. Er was wekelijks contact en door de open manier van communiceren haalde Loran regelmatig mijn toch wat gekleurde SWZ oogkleppen weg. Dat was nodig om objectief de juiste stappen te zetten en  beslissingen te kunnen nemen.”
Loran Noteboom:  “Het werkt echt prettig en constructief als je het vertrouwen van de stuurgroep terugziet als werkelijk mandaat in de praktijk. Dat zorgt ervoor dat je agile en pragmatisch kunt werken en samenwerken.”
”Er is goed gewerkt”, zo besluit Rob Krol tevreden. “BvFO heeft continu bovenop de voortgang gezeten. Echt er voor gezorgd dat we blijvend resultaten boekten. Door op een gepaste manier te blijven sturen en adviseren, terwijl de verantwoordelijkheid bij ons blijft. Want we moeten het uiteindelijk zelf doen, en blijven doen. Daarin weet Loran altijd een mooie balans te vinden.”

In het komende half jaar zal de capaciteitsplanning nog verder worden uitgerold, zodat uiteindelijk alle onderdelen optimaal op elkaar zijn afgestemd; capaciteitsplanning roostering en flexibilisering. Met actieve arbeidsmarktcommunicatie en een laagdrempelig, sollicitant-vriendelijk recruitmentproces.

SWZ ondersteunt mensen met een lichamelijke of meervoudige beperking en niet-aangeboren hersenletsel. In alle fasen en domeinen van hun leven, om zoveel mogelijk op eigen kracht mee te kunnen doen.

Marian van Kempen in overleg met Kevin van Dijk, de Online Marketing specialist van het BvFO team