De BvFO Methodiek

Het vernieuwen van de medewerkerplanning kan helpen om de uitdagingen in de zorgsector het hoofd te bieden. In het planningsproces komen immers de zorgvraag en de beschikbare inzet van zorgprofessionals samen.  BvFO heeft een beproefde methode om te komen tot een optimale afstemming van vraag en aanbod. Zodat binnen de budgettaire mogelijkheden de cliënt de beste zorg krijgt van de juiste medewerker op de juiste plek op het juiste tijdstip. Daarbij speelt Flex Ontwikkeling van de gehele zorgorganisatie een cruciale rol.

Flex Ontwikkeling is een continu proces van geïntegreerde Flexibilisering, Roosterplanning, Capaciteitsplanning en Arbeidsmarktcommunicatie & Recruitment. Hoe verhouden zich deze 4 basiselementen zich tot elkaar?

Capaciteitsplanning -1- Hier zijn antwoorden nodig op de volgende vragen; Welke functie moet wat doen, op welk moment en hoe lang? Daaruit volgt een volumebegroting, die de basis is voor zorgvraag gericht roosteren. -2-. BvFO helpt in deze fase met een aantal uitgekiende modellen, om eenvoudig de juiste functies te koppelen aan de juiste diensten. Tegelijkertijd bouwen we een flexibele schil op -3-.die we parallel opbouwen naast het basisrooster, zodat er geen sprake meer is van onnodige over-en ondercapaciteit. De opbouw van zo’n flexibele schil moet zorgvuldig gebeuren, want afdelingen en cliënten moeten blind kunnen vertrouwen op hun inzet bij onverwachte verstoringen in het rooster. BvFO ontwikkelt daartoe een intensieve online en offline arbeidsmarktcampagne -4-, om precies de juiste Flexmedewerkers te vinden, waar in uw organisatie behoefte aan is. Veel zorgorganisaties maken ook graag gebruik van onze ervaring met het optimaliseren van het recruitmentproces. Daarnaast ondersteunen we u desgewenst bij de opzet of professionalisering van het Flexbureau.

Van methodiek naar praktijk

Hoe krijgt de methodiek concreet gestalte in de praktijk in uw organisatie? We hanteren daartoe een aantal overzichtelijke stappen:

1. Workshop

We starten de samenwerking met een Workshop van één of twee dagen, om een zo breed mogelijk deel van de organisatie kennis te laten maken met de gekozen methodiek. Tijdens de bijeenkomst nemen we het management, afdelingsmanagers, teamleiders, hoofden etc. allereerst volledig mee in de methodiek. Dan volgt een interactieve sessie, waarbij we alle kansen en bedreigingen uitdiepen, die de deelnemers zien in hun eigen organisatie, afdeling of team. En we brengen met hen de voorwaarden in beeld, waaronder een implementatie kan slagen.

2. Scan

Tijdens de scanfase grijpen we terug op de kansen en bedreigingen die uit de workshop naar voren zijn gekomen, en die wij zelf hebben gezien. Daartoe voeren we intensieve gesprekken met alle stakeholders. Ook maken we een financiële analyse met betrekking tot de kengetallen rond HR-Resources. Op basis van al deze kwalitatieve en kwantitatieve bevindingen stellen we onze aanbevelingen op.

3. Consensus

In deze fase bereiken we samen overeenstemming over de aanbevelingen, om vanuit gezamenlijke vertrekpunten en randvoorwaarden van start te gaan met het opstellen van het projectplan. In deze fase zal ook een interne Projectleider moeten worden aangesteld, en stellen we een Projectgroep en de Project Stuurgroep (PSG) samen.

4. Opstellen Projectplan

Bij het opstellen van het Projectplan bepalen we op basis van de aanbevelingen welke deelprojecten er gerealiseerd moeten worden. Elk deelproject heeft een heldere doelomschrijving. Per deelproject stellen we samen vast wat er te doen staat, wie dat samen gaan doen, wanneer, en wat het resultaat moet zijn. Ook leggen we vast hoe de resultaten worden geborgd.

5. Uitvoeren project

Elke deelprojectgroep voert zijn werkzaamheden uit, en koppelt de (tussentijdse) resultaten terug aan de projectleider. De projectleider bewaakt de voortgang van alle deelprojecten en hun onderlinge samenhang, zowel organisatorisch als qua planning. De projectleider rapporteert aan de Projectgroep en de Project Stuurgroep.
De meeste deelprojecten dienen gereed te zijn op het moment dat de arbeidsmarktcampagne start. Dan immers leggen we buiten de (nieuwe) ‘job-belofte’ neer. Daar moet de hele organisatie klaar voor zijn. Een intensieve interne communicatie-aanpak maakt dan ook altijd deel uit van het Projectplan.

6. Nazorg

Na het doorlopen van de voorgaande stappen is de Flex Ontwikkeling in gang gezet. Dan is weliswaar een  mijlpaal, maar zeker niet een eindpunt bereikt. Het betekent dat je als zorgorganisatie vanaf dat moment kunt meegroeien of krimpen waar nodig en beter kunt inspelen op de ontwikkelingen in de markt, die zich ongetwijfeld zullen blijven aandienen.

De ondersteuning van BvFO vanaf het moment dat de arbeidsmarktcampagne ‘live’ is, helpt de organisatie vertrouwd te raken met de nieuwe werkwijzen en afspraken. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning bij:

  • Het dagelijks beheer en de professionalisering van het Flexbureau
  • Het beheer van een groeiende Flexpool
  • Het uitrollen van de pilots capaciteitsplanning of -roostering
  • Het beheren, optimaliseren en actualiseren van de arbeidsmarktcampagne
  • Het doen van Audits na bijvoorbeeld een half jaar.