“Een intensief traject dat professionaliseert en integratie realiseert”

Haarlem, mei 2017

We spreken Marlies van Werkhoven en Margreet de Geus van het Spaarne Gasthuis over het flexibiliseringstraject in hun ziekenorganisatie. Loran Noteboom van Bureau voor Flex Ontwikkeling, BvFO heeft hen ondersteund bij de vernieuwing en flexibilisering van de planningsprocessen.
Marlies is adviseur Bureau Integrale Capaciteit en legt uit dat het ziekenhuis in 2016 is gestart met drie projecten: Integraal capaciteitsmanagement, Roosterbeleid SG, Optimalisatie en professionalisering Flexpool SG. Met als fase 2 Flexibilisering als onderdeel van integraal capaciteitsmanagement.
“Die drie projecten zijn enthousiast opgepakt en vorderden gestaag. Natuurlijk kwamen we steeds vaker raakvlakken tegen, maar die raakvlakken bleken ook afhankelijkheden te zijn. Dan is het essentieel om onderlinge samenhang in deze projecten te creëren, zodat er uiteindelijk sprake is van een integraal planningsproces. En precies daarbij heeft Loran Noteboom ons ondersteund, door ons allereerst als organisatie veel nieuwe vragen te stellen en de juiste verbanden te leggen tussen de projecten. Hij legde ook nieuwe verbanden en onderstreepte het belang en de mogelijkheden van een vierde element, namelijk arbeidsmarkt-communicatie. Dat was echt verhelderend en onze deel-doelstellingen smolten weer samen tot één gezamenlijk doel; het planningsproces optimaal in te richten met behulp van geïntegreerde capaciteitsplanning, flexibilisering, centrale roostering en vernieuwde arbeidsmarktcommunicatie. Voldoende aanleiding om gezamenlijk die professionaliseringslag in de planning te gaan maken.”

Margreet knikt instemmend. Zij is afdelingshoofd Flexibele Personeelsinzet, Opnamecoördinatie en Roosterplanning. “We kregen ook meer inzicht in wie welke rol had, en wie wat zou gaan doen. Dat schept duidelijkheid. En Loran speelde toen, en nu nog steeds, een belangrijke rol als het gaat om het inzichtelijk maken van de planningsmaterie, door te informeren, luisteren en te structureren.”

Integratie van planningsproces

Desgevraagd schetsen Marlies en Margreet in het kort de stappen die zijn gezet en die nog genomen moeten worden. Allereerst is een situatieanalyse gemaakt door gespreken te voeren met de projectleiders, HR en het management. Daarmee werd duidelijk hoe de capaciteitsplanning was ingericht, hoe ver de flexibilisering was gevorderd, welke rol de flexpool vervulde en welke flexvormen er waren.  Tegelijkertijd zijn ook alle wensen en eisen geïnventariseerd op basis van de doelstellingen. Op basis van al die bevindingen is samen met Loran verder gewerkt aan de optimalisatie en professionalisering van de Flexpool. Een belangrijk onderdeel daarvan is de verbetering van de Dienstverleningsovereenkomst, de DVO. Verder is de Adviesnota professionalisering Flexpool geschreven.  “In die fase bevinden we ons op dit moment,” aldus Marlies, “en nu zal de implementatie moeten gaan plaatsvinden. Zo moeten we alle afspraken die zijn gemaakt gaan bespreken met de afdelingshoofden en vervolgens zullen we ook de verbinding met het basisrooster kunnen gaan maken. Maar zo ver zijn we nog niet. Er is al een aantal hobbels genomen, en we ontkomen ook niet aan nog meer oponthoud. Dat is jammer, maar wel inherent aan de dynamiek van een ziekenhuisorganisatie.”

De start van de samenhang; Eye opener

Tijdens de analyse fase bleek al snel dat de drie projecten zich in verschillende stadia bevonden. Dat zorgde natuurlijk hier en daar voor stagnaties, juist vanwege onderlinge afhankelijkheden. Zo worden vanuit integraal capaciteitsmanagement de data doorvertaald naar de dagelijkse praktijk; van diensten naar roosters naar mensen.  Loran Noteboom maakte inzichtelijk hoe vervolgens capaciteitsplanning, flexibilisering en roostering met elkaar zijn verweven. Marlies over die eerste fase: “Dat gaf ons al veel meer totaaloverzicht en -inzicht. Het werd ons duidelijk hoe de drie projecten samen een organisatiebreed planningsproces vormen. En dan niet alleen procestechnisch, want afhankelijkheden en samenhang tussen de projecten bestaan niet alleen uit stroomdiagrammen. Het gaat ook om onderlinge afspraken en wie informeert wie. Ofwel, ook de bereidheid tot onderlinge samenwerking tussen management, afdelingen en medewerkers bepalen mede het succes. En die bereidheid kun je stimuleren door goede voorwaarden te scheppen.”
Marlies doelt hier op de culturele verandering die ook nodig is om als organisatie een flexibiliseringsproces te doen slagen. Afdelingen moeten gaan nadenken over wat en wie ze precies nodig hebben om aan de zorgvraag te kunnen voldoen. Welke flexibiliteit, welke vorm en welk soort medewerkers passen daarbij, en wat is mijn bijdrage als afdeling om dat te doen slagen? Zodat je daar de opbouw van je flexpool en flexschillen op af kunt stemmen. Marlies vervolgt: “Maar op de huidige krappe arbeidsmarkt vinden we niet voldoende nieuwe medewerkers. Dus kunnen we ook niet altijd aan alle vragen van afdelingen voldoen. En dat komt de positie van het flexbureau niet echt ten goede. Een echte eye-opener voor ons in dit verband is de kracht van arbeidsmarktcommunicatie. Loran liet ons zien op welke wijze je de communicatie met de arbeidsmarkt kunt inzetten om meer flexpoolmedewerkers te werven. Samen met de afdeling HR wordt nu gekeken welke aanpak goed aansluit bij de werving van nieuwe flexpoolmedewerkers voor ons ziekenhuis. Daarbij zullen we gaan aangeven wat we nieuwe flexers hebben te bieden in een divers opgebouwde flexpool, op afdelingen waar de ontvankelijkheid is afgestemd op samenwerken met flexers. Met als doel de instroom veel laagdrempeliger te maken.”

Professionalisering Flexpool

Margreet benadrukt ook het belang en de centrale rol die de flexpool speelt in het hele veranderingsproces, en dat er echt een professionaliseringsslag nodig was, om de flexpool op het juiste serviceniveau te brengen. Zo stelt ze dat de afdelingen wel de doelen en het belang van het flexibiliseren onderschreven, maar als je als flexpool niet altijd kunt voldoen aan de vraag, dan frustreert dat natuurlijk de veranderingen. “Om dat tij te keren, konden we de ervaring van Loran  goed gebruiken. Door te luisteren, informeren en te vragen, heeft hij ons begeleid, zowel de flexpool als de afdelingen. Er waren natuurlijk wel afspraken over het samenwerken tussen flexpool en afdelingen, maar we zijn nu echt de diepte ingegaan en hebben samen met hem een zeer uitgebreide en heldere Dienstverleningsovereenkomst opgesteld. In deze DVO staan alle afspraken over de service en de financiële doorberekeningen van de flex-inzet. Dat maakt ook het verwachtingspatroon over en weer reëler.” Om aan te geven hoe gedetailleerd de DVO is opgezet, noemt Margreet als voorbeelden de besprekingen die hieraan vooraf gingen, over contracten en de soorten vervanging die de flexpool kan invullen. “Over de contracten denken we nu toch anders dan voorheen; naast de standaard contracten gaan we nu ook kleinere contracten aanbieden, die voor veel potentiele flexers interessant zijn. Ook voor diensten en tijden die we anders minder eenvoudig konden invullen. En met de afdelingen is heel goed besproken welke soort roosterverstoringen veel voorkomen. Daaruit bleek dat behalve de twee belangrijkste verstoringen door ziekte en zwangerschapsverlof, ook veel tijdelijke opvang voor vacaturevervanging nodig is, en dat afdelingen vaak te maken hebben met uitval van medewerkers door scholing en stagiaires.”
Op basis van deze gegevens kan de flexpool veel gerichter worden opgebouwd en uitgebouwd. Margreet hoopt de huidige pool uit te kunnen breiden van ca 30 fte nu, naar zo’n 50 tot 60 in het komende jaar. “Want we kunnen als flexpool nu op veel professionelere manier onze diensten verlenen. Dat is voor zowel de flexpool als de afdelingen echt wel duidelijk.”
Marlies is het volledig met haar eens, maar plaatst nog wel een kanttekening: “Belangrijke uitdagingen op dit moment zijn de onvermijdelijk bestuurlijke en organisatorische maatregelen, die de vernieuwing van de processen kunnen vertragen. Daar hebben we nu eenmaal mee te maken.
De flexibiliseringsuitdagingen daarentegen  gaan we vol vertrouwen aan. Al onze ambities en plannen ten aanzien van de Flexpool zijn opgenomen in de Adviesnota professionalisering Flexpool en intern is er volop bereidheid om het planningsproces verder te professionaliseren en te integreren. Lorans ervaring, maar zeker ook zijn enthousiasme, sterkt ons in het vertrouwen om de volgende stappen te zetten.”

Het Kennemer Gasthuis en het Spaarne Ziekenhuis fuseerden en vormen sinds 22 maart 2015 het Spaarne Gasthuis, een topklinisch ziekenhuis. De fusie versterkt de regionale functie en stelt het ziekenhuis in staat de zorgkwaliteit voortdurend te verbeteren. Ook  zijn verdere specialisatie mogelijk, zoals bijvoorbeeld de zorg voor patiënten met kanker.  Het Spaarne Gasthuis heeft vestigingen in Haarlem en Hoofddorp en daarnaast poliklinieken in Heemstede, Hillegom, Haarlem Noord en Nieuw-Vennep. Als topklinisch ziekenhuis houdt het Spaarne Gasthuis zich bezig met:
– opleiding en onderwijs, met name voor medisch specialisten
– het bevorderen van hoogwaardige patiëntenzorg
– toegepast wetenschappelijk onderzoek en zorgvernieuwing.