Ap Dieker, Manager Rijnstate Select : “Een goed gepositioneerd Flexbureau met een grote groep Flexers waar de hele organisatie op kan rekenen”

Arnhem, november 2020

Ap Dieker is trots op zijn Flexbureau Select binnen ziekenhuis Rijnstate en de bijna 100 Flexers die dagelijks de verpleegafdelingen van het Rijnstate ziekenhuis ondersteunen. “Op dit moment is het bureau intern goed gepositioneerd in de zorglijn van het ziekenhuis. Daarnaast hebben we in de afgelopen drie jaar de inzet en het beheer van de Flexpool verder geprofessionaliseerd. We zijn van ‘ziek en piek’, het klassieke ad hoc uitzendprincipe, gegroeid naar een solide model waarbij de Flexplanning structureel wordt ingezet.”  Aan de basis van deze professionalisering staat een beleidsplan uit 2017 waarin de Missie en Visie van het bureau is beschreven. Daarna werd Loran Noteboom van BvFO als adviseur betrokken bij de ontwikkeling van Rijnstate Select.

Vanuit missie en visie naar dagelijkse praktijk

Ap Dieker leerde Loran Noteboom kennen op een Congresdag voor Flexmanagers. Sindsdien werken ze samen. Ap Dieker: “Ik zag dat Loran ons als adviseur kon helpen met onze toekomstvisie op Flexplanning bij Rijnstate. Dat is zijn werk, hij kent de zorg, de zorgprocessen in het ziekenhuis en de mensen. Bovendien heeft hij kennis van plannen en hij snapt echt hoe een planner denkt in schema’s, diensten en blokjes. Ook kent hij de rol van automatisering bij Flexplanning.“
Samen hebben ze een heldere toekomstvisie van Select in kaart gebracht. “Loran heeft ervoor gezorgd dat we duidelijke doelen hebben gesteld, en dat de grootte van de pool en de omvang van het Flexbureau scherp zijn geformuleerd. Zo hebben we gekeken naar alle aandachtsgebieden van het Flexbureau.”

Op basis van deze duidelijke inzichten is de eerste praktische uitwerking opgepakt. “Ook daarbij kon Loran helpen. Wij hadden vragen als:  hoe vind de verrekening en doorbelasting van de Flex-inzet plaats? Welke methodes zijn er? Ook de werving vormde een belangrijk aandachtspunt, want een snelle uitbouw van de pool was essentieel, om steeds vollediger aan de vraag van alle zorgafdelingen te kunnen voldoen. Als eerste in de markt sprak Rijnstate Select potentiële Flex-kandidaten aan op hun vrije tijd. Ons Flex-aanbod was het zelf kunnen bepalen van je werktijden, zodat je die op je privé-tijden kunt aanpassen. Dat aanbod scoorde enorm, en al snel hadden we een van de grootste flexpools van Nederland binnen een ziekenhuis. Daarnaast hebben we de klanten -de afdelingen- van Select inzichtelijk gemaakt, om ons goed te kunnen gaan richten op het interne Accountmanagement.”

Intern Accountmanagement

Om Flexplanning optimaal te integreren in het dagelijkse planningsproces, is intern Accountmanagement een van de belangrijkste aandachtsgebieden op het Flexbureau, zo benadrukt Ap Dieker. “Ook hier hebben we Loran bij betrokken. Inmiddels hadden we 3 Flexcoördinatoren op het bureau, en hij heeft ze ondersteund bij het tot stand brengen van structureel contact met de interne klanten – de afdelingen. Hij heeft ze geleerd de behoeften van deze klanten te inventariseren, en dat te vertalen naar de behoefte in de pool. Ook had hij tips over het voeren van die gesprekken en wat te doen met de info die daaruit voortkomt. Daartoe had hij allerlei praktische middelen en technieken in de vorm overzichten en rapportages. Het was best wennen voor ons, maar de noodzaak was duidelijk en inmiddels is het contact van Select met de afdelingen gestructureerd en frequent. Samen met de afdelingen maken we een solide forecast van de verwachte benodigde vervanging. Op basis daarvan bouwen wij onze pool op en -uit.  Zodat de afdelingen weten dat ze altijd een beroep op ons kunnen doen en er rust in de roosters ontstaat. Zowel wij als de afdelingen ervaren dat als zeer waardevol.”

Poolbeheer

In een tweede fase was Loran Noteboom nauw betrokken bij het verder uitwerken van het aandachtsgebied Poolbeheer. Select wilde dit zorgvuldig oppakken en had vragen over afspraken met Flexers; welke contracten bied je aan? Welke contractvormen en -groottes? Hoe strak en vast zijn de afspraken? “Ook de individuele benadering van elke Flexer vonden we belangrijk. We hebben goed gekeken wat we elke Flexer konden bieden aan ontwikkelingsmogelijkheden bijvoorbeeld. Loran heeft ons ondersteund bij de concrete invulling van al deze vragen. Ik kan nu zeggen dat de persoonlijke aandacht voor elke Flexer echt loont; ons verzuim percentage is aanzienlijk verminderd’, zo vertelt Ap Dieker niet zonder trots. “Ook stelt dit vernieuwde poolbeheer ons steeds beter in staat de Flex-organisatie te managen.”

Toekomst

Ap Dieker heeft zojuist de leiding van het Flexbureau overgedragen, en wordt nu Hoofd Opname en POS bij Rijnstate. Desgevraagd zegt hij de Flexpool heel tevreden ‘achter te laten’. “In de afgelopen 3 jaar hebben we een structureel ingebedde Flex-organisatie neergezet. Belangrijkste aandachtspunt is nu, dat er weer een heroriëntatie op de Visie moet plaatsvinden, vooral als het gaat om Accountmanagement. Zo zal er weer wat meer aandacht moeten komen voor het forecasten. Mede door de coronacrisis is dat lastiger, maar het blijft belangrijk om met de afdelingen minimaal 3 maanden vooruit te blijven kijken.
Samengevat kan ik toch met een goed gevoel zeggen, dat Rijnstate Select goed gepositioneerd is in de organisatie, en de afdelingen weten dat ze altijd een beroep op ons kunnen doen.”