“Hat was de belangrijkste knop waaraan we hebben gedraaid, om de vicieuze cirkel van personeelstekort, beddensluitingen en gederfde inkomsten te doorbreken.”

Maart, 2021

Het Duitse Universitair Medisch Centrum in Rostock, ofwel het Universitätsmedizin Rostock (UMR), gleed in 2019 voor het eerst in de rode cijfers na vele positieve jaren. Een intensief saneringsconcept moet in 2025 weer tot positieve groei gaan leiden. Het succes van die saneringsplannen is onder meer afhankelijk van een beddenbeschikbaarheid, die niet wordt beperkt door een gebrek aan verplegend personeel.

 “Hoe zorgen we voor een hoge acceptatie van alle betrokkenen bij een project, waarbij we onze beddenbeschikbaarheid vergroten en tegelijkertijd toch saneren?” Dit was de grootste vraag voor Annett Laban, Medisch Directeur bij UMR zich stelde. Laban trad de schijnbare tegenstelling voortvarend tegemoet: “Saneren betekent niet alleen besparen, maar ook het veiligstellen van gederfde inkomsten. In het kader van de saneringsmaatregelen werden een aantal projecten opgestart, waaronder de integratie van flexibilisering in onze personeelsplanning.”

Laban verklaart haar gekozen aanpak: “We hadden al een flexpool, maar besloten toch om het ‘Vrij-is-vrij’-concept te implementeren. Dit Flex-concept is ontwikkeld door het managementadviesbureau Noteboom & Van der Meulen. Het belangrijkste verschil met een “klassieke” flexpool is deze geïntegreerde aanpak. De hele structuur, dus de samenstelling en grootte van de pool is erop gericht alle roosterverstoringen te kunnen opvangen in plaats van alleen ad-hoc. Ook wordt onderscheid gemaakt tussen kortdurende en langdurige roosterverstoringen. Uiteindelijk wordt de pool precies afgestemd op de behoefte van de organisatie. De basis is een gedetailleerde capaciteitsanalyse, die is uitgevoerd door het adviseursteam.

Dát is geïntegreerde flexibilisering. We noemen het ook wel systeemflexibiliteit; het systeem -de flexpool als groep- zorgt voor flexibiliteit, niet elke individuele (flex-) medewerker. Het was de belangrijkste knop waaraan we hebben gedraaid om de vicieuze cirkel van personeelstekorten, beddensluitingen en gederfde inkomsten te doorbreken. We hoeven momenteel nauwelijks meer bedden te sluiten vanwege knelpunten in de verpleging”, aldus Laban.

Vertrouwen in ‚Nieuw en Anders’ 

Annett Laban legt graag uit waarom zij heeft gekozen voor een concept van een Nederlands-Duits Adviesteam. “Veel ziekenhuizen in Duitsland hebben een flexpool met een aantal FTE, die wel 
enkele ad-hoc roosterverstoringen kunnen opvangen, maar niet alle uitval kunnen afdekken. Het vrij-is-vrij-concept is gebaseerd op een flexibiliseringspercentage van 10-15%, wat overeenkomt met de totale uitval in een ziekenhuis. Alleen dan kan een flexpool het totale volume aan uitval door bijvoorbeeld ziekte en opleidingen compenseren, en daarmee roosterstabiliteit voor werknemers in de vaste teams garanderen.” 

“Het doorvoeren van flexibilisering vergt veel aanpassingen en investeringen – in termen van processen, mensen en tijd. Maar dat heeft wel precies het verschil gemaakt”, zegt Laban. “Ik geloofde werkelijk direct in deze aanpak, juist omdat het de hele zorgorganisatie meeneemt en er bij betrekt.”

Een solide oplossing 

Waar komt uw vertrouwen vandaan? “Ik vind dat je altijd open moet staan ​​voor nieuwe dingen. Een organisatie moet niet alleen maar vasthouden aan het traditionele. Natuurlijk heb ik vooraf veel research gedaan. In de zoektocht naar een solide oplossing kwam ik steeds het concept van vrij-is-vrij tegen. Zo kwamen andere collega’s van ziekenhuizen in Oldenburg en Neuss met positieve resultaten en ervaringen met het adviesteam. En ook in de vakliteratuur is over hun concept geschreven. Het contact met hen was snel gelegd en na de eerste gesprekken werd mijn vertrouwen verder versterkt.”

Terugkijkend benadrukt Annett Laban dat ze het prettig vond om met het adviesteam samen te werken. “Het was interessant om met een extern team uit een ander land te werken in plaats van altijd in je eigen bekende vijver te vissen.”

Nieuwe Flex-medewerkers

Rostock staat bekend als een aantrekkelijke vakantiebestemming, maar de stad is geen ‘metropool’ met een oneindig grote en gediversifieerde arbeidsmarkt. Daarnaast kampt de regio Mecklenburg-Vorpommern met demografische krimp. Veel jongeren trekken weg, en de bevolking vergrijst sneller dan in de rest van Duitsland.

 Annett Laban over deze uitdaging: “Als eerste stap in het project hebben we een aantrekkelijk en doelgroepgericht aanbod ontwikkeld voor nieuwe Flex-medewerkers. Dit aanbod – werken wanneer je wilt – hebben we intensief uitgedragen in Rostock en omgeving met een nieuwe online en offline arbeidsmarktcampagne. In en rond Rostock kon geen verpleegkundige ons nieuwe UniFlexTeam meer over het hoofd zien. Zo zijn we erin geslaagd om eerder onbenut potentieel op de arbeidsmarkt te bereiken. Binnen zes maanden hebben we al 60 nieuwe FTE’s kunnen aannemen!

Een belangrijk aspect van dit succes, is er voor te zorgen dat de belofte aan de markt ook daadwerkelijk kan worden nagekomen. Laban verklaart hoe dat is gewaarborgd: “Door de processen daarop in te richten en het management en de teams voor te bereiden, en vooral door ons Flexbureau uit te breiden en verder te professionaliseren.”

Een nieuw Flexbureau-Team maakt nieuwe wegen mogelijk

Het UMR had al een aantal jaren een Flexpool met 15 medewerkers, onder leiding van een poolmanager. “Deze vrij kleine Flexpool kon niet aan de eisen van alle afdelingen voldoen”, legt Annett Laban uit. “En als de pool groeit, moet het poolbeheer, het Flexbureau, meegroeien. Omdat er nieuwe rollen en verantwoordelijkheden ontstaan.”

De poolmanager heeft samen met adviseur Loran Noteboom een ​​gekwalificeerde planner en recruiter gevonden en aangenomen. De planner plant de Flex-medewerkers en houdt continu de exacte behoeften van de afdelingen in de gaten. Dat stelt de recruiter in staat de pool met de juiste mensen optimaal samen te stellen. Laban: “De nieuwe recruiter is de belangrijkste verandering. Zij heeft ons geheel nieuwe perspectieven geboden. Ze komt niet uit de verpleging, maar uit het bedrijfsleven. Die blik van buiten de branche heeft ons geholpen los te komen van ‘vastgeroeste’ inzichten, van bestaande structuren en processen. Dat vind ik belangrijk, om echt nieuwe, innovatieve wegen te kunnen bewandelen.”

Inwerken van de Flexers: de juiste balans vinden 

Adviseur Peter van der Meulen van het vrij-is-vrij adviesteam:  “Een van de uitdagingen was het ontwikkelen van een passend introductie- en inwerktraject voor nieuwe Flex-medewerkers. Het UMR heeft ruim 50 afdelingen die zeer divers zijn. Enerzijds moeten de medewerkers van de Flexpool zo snel mogelijk breed inzetbaar kunnen zijn en verlichting op de afdeling kunnen brengen. Anderzijds moeten ze allemaal kwalitatief goed en grondig worden ingewerkt.”

Annett Laban ziet daarin nog mogelijkheden voor optimalisatie: “Het is zoeken naar de juiste balans tussen snel en grondig inwerken zodat de juiste kwalitatieve inzetbaarheid kan worden gegarandeerd. Onze beschermende ‘puppy-aanpak’ zorgt ervoor dat de Flex-medewerkers zich in eerste instantie alleen op het inwerken kunnen concentreren, zonder dat ze meteen allerlei gaten in het rooster op meerdere afdelingen moeten invullen. Wel willen we ons introductieprogramma verder differentiëren, of wellicht de inzetbaarheid van individuele Flexpool-medewerkers op maat, op de persoon afstemmen – afhankelijk van de “professionele socialisatie” van de Flexpool-medewerker.”

Flexibilisering: een continu proces

Annett Laban is vastberaden als het gaat om het nauw betrekken van alle zorgmedewerkers en het management bij de weg naar de nieuwe werk- en planningsprocessen. “Niet alleen in het begin, maar ook daarna, constant en permanent. We zijn een nieuwe weg ingeslagen en de ervaring leert dat we natuurlijk startproblemen gaan tegenkomen. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin de hele organisatie te betrekken bij het stellen van doelstellingen en bij de projectuitvoering.” 

“Hoe beter iedereen het doel kent en begrijpt, hoe beter we samen de problemen kunnen oplossen en aan de slag kunnen met wat goed werkt. Dat is ons gelukt. In dat verband is het ook leuk om te vertellen dat nieuwe artsen in het UMR, het UniFlexTeam en hun dagelijkse bijdrage aan het verpleegproces al gewoon als vanzelfsprekend beschouwen. Dit geeft ook aan dat het concept goed is ingeburgerd.”

Nieuwe perspectieven, ook in de toekomst

Annett Laban is er van overtuigd dat ze op de goede weg is. “Het is onduidelijk in hoeverre het coronavirus de instroom van nieuwe medewerkers heeft beïnvloed. Maar de pandemie heeft in ieder geval aangetoond dat een baan in het ziekenhuis een maatschappelijk erkende en crisisbestendige baan is, en het heeft de waardering voor het verpleegkundig beroep versterkt. In het UniFlexTeam kunnen we veilige banen, waardering en werknemersgerichte arbeidsvoorwaarden bieden. Daarom blijven we op koers en kijken we de toekomst met vertrouwen tegemoet.”