“Alle ingrediënten zijn aanwezig om de tevredenheid van onze medewerkers verder te verbeteren”

Oktober, 2020
De ondernemingsraad is een belangrijke partij in ziekenhuizen die een nieuw personeelsplannings-concept implementeren. Zo ook in het Ziekenhuis Oldenburg in Duitsland, waar een flexibiliseringproject op basis van het Frei-ist-Frei concept is uitgevoerd. Hun ondernemingsraad was -en is- betrokken bij alle projectfasen; enerzijds vanwege hun actieve inbreng en anderzijds om steeds goed geïnformeerd te zijn. Personeelsplanning en flexibilisering hebben immers uiteindelijk betrekking op alle medewerkers, hun balans tussen werk en privé, hun werktijden, hun dienstroosters, enz.

In het Ziekenhuis Oldenburg spreken we met de heren Lotze en Albert, voorzitter, resp. lid van de ondernemingsraad. Zij zijn beide vanaf het begin actief betrokken bij het flexibiliseringsproject. Zij brengen graag vanuit hun gezichtspunt, verslag uit over het belang van dit project voor hun organisatie en hun medewerkers. En ze vertellen hoe zij de samenwerking met het Duits-Nederlandse adviesteam Noteboom-Van der Meulen hebben ervaren.

Verbetering van de medewerker-tevredenheid en medewerker-binding
“Medewerker tevredenheid is natuurlijk ook bij ons altijd een thema”, begint de heer Lotze, “en de dienstroosters spelen daarbij een belangrijke rol. Het doel van het project was het realiseren van meer zekerheid en betrouwbaarheid van ieders rooster. Met de groei van onze Flexpool, het VarioTeam, zien we ook een toenemende tevredenheid onder onze medewerkers. Je merkt dat deze pool steeds vaker de afwezigheid van collega’s in de ‘vaste’ teams kan opvangen.”
De heer Albert knikt en vult aan:” Vroeger moesten collega’s vaak voor elkaar invallen bij een roosterverstoring. De daarbij behorende hoge werkdruk verhoogt ook het verzuim en leidt dus tot nog meer uitval. Dat zorgt nu en dan zelfs tot een beddensluiting. We zien echter dat de toegenomen inzet van het VarioTeam de stabiliteit van de roosters kan verhogen. Het positieve effect is eigenlijk tweeledig; de nieuwe Flex-collega’s van het VarioTeam zijn blij omdat ze kunnen werken wanneer ze willen, en de ‘vaste’ medewerkers zijn tevredener omdat ze minder vaak ‘uit hun vrij’ worden gehaald. We zijn er van overtuigd dat dit uiteindelijk ook de binding van medewerkers ten goede komt, omdat we met het Flex-aanbod -het werken wanneer jij wilt- aantrekkelijker zijn als werkgever. ”

Een betrokken Duits-Nederlands adviseursteam
Beide heren van de ondernemingsraad zijn aangenaam verrast door de Nederlandse ervaring die is ingebracht in het Duitse ziekenhuis. De heer Albert lacht en zegt dat de ondernemingsraad altijd kritisch is als er een extern team van adviseurs arriveert. “Al snel bleek echter dat het van oorsprong Nederlandse concept zeer zorgvuldig is vertaald naar de Duitse zorgsector. Er zijn veel overeenkomsten, bijvoorbeeld qua arbeidsmarkt en planningssysteem. Loran Noteboom weet precies waarover hij het heeft. Omdat hij kan bogen op jarenlange ervaring en opgedane vakkennis, kent hij onze problemen en biedt hij de oplossingen.”
De heer Lotze is het met zijn collega eens, maar wil ook graag de verschillen benoemen. Omdat, naar zijn mening, hier de grote voordelen en positieve resultaten vandaan komen. “De Nederlandse aanpak van de heer Noteboom begint met zijn omgang met ons als ondernemingsraad en met onze collega’s. Samen met ons allemaal werkt hij als team toe naar een oplossing. Altijd met als doel verbeteringen te realiseren voor alle medewerkers. Samen met zijn Duitse collega Frank Eggert, vormen deze twee een zeer toegewijd en betrokken team van consultants. Dat hebben we wel eens anders meegemaakt.”

Toolbox met instrumenten voor verdere implementatie
Het antwoord van de heren op de vraag waar de organisatie over een jaar staat op het gebied van personeelsplanning is wat voorzichtig: “Het team van consultants heeft ons voorzien van een hele set tools. Daarmee kunnen wij als ziekenhuis zelfstandig verder blijven werken aan het professionaliseren van de personeelsplanning en de uitbouw van de pool. Het succes daarvan hangt mede af van de wil om het nieuwe concept daadwerkelijk te implementeren. Als ondernemingsraad onderstrepen we hoe belangrijk het is, om dit goed te doen. Omdat we de positieve effecten zien groeien. Daarom zullen we ons hier intern inzetten voor een succesvolle verdere uitrol van het Frei-ist-Frei concept. Helaas moeten we dat nu zonder het adviesteam doen, maar we zullen proberen hun positieve stemming over te nemen.”

Praktische tips bij aanvang van een flexibiliseringsproject
Wat zou u ziekenhuizen aanbevelen die besloten hebben tot een flexibiliteitsproject? “Dit is niet alleen een vraag voor de ondernemingsraad, maar eigenlijk voor alle disciplines in de organisatie”, aldus de beide heren. Ze antwoorden vrijwel in koor: “Je hebt een sterk intern projectmanagement nodig en een mandaat van de directie. De projectleider moet zorgvuldig worden gekozen; hij of zij moet ervaring hebben met projectmanagement en bij voorkeur ook de organisatie kennen. Ook zal er voldoende tijd vrijgemaakt moet worden voor hem of haar, om het project dagelijks te leiden.”
Ze vinden deze tijd-resources sowieso van groot belang. Ook omdat tijd in vrijwel elke gezondheidsorganisatie een schaars goed is. Maar het doel van het project is juist deze tijd beter te plannen en verdelen. Het is daarom noodzakelijk om toch tijd vrij te maken voor alle projectleden, ook al is dat soms moeilijk. “Bij aanvang van het project hebben wij besloten om met twee leden van de ondernemingsraad deel te nemen aan het project, zodat we elkaar altijd kunnen vervangen en bij alle bijeenkomsten aanwezig kunnen zijn. Het is tijdrovend, maar het is het in alle opzichten waard.”

Ten slotte geven de heren Lotze en Albert aan, wat het project voor hen persoonlijk heeft opgeleverd.
De heer Albert was vooral onder de indruk van de nieuwe onderwerpen in het project, zoals capaciteitsplanning. “Dat is niet alleen nieuw voor ons, maar ook voor de verpleging. We moeten dat verder uit gaan rollen, want het is echt een nieuwe betere planningsmethodiek.” “Precies!” zo bevestigt de heer Lotze:“En wat ook goed voelt, is dat we proactief kunnen deelnemen aan het project, in plaats van het reageren op een vraag aan de OR. Dat we kunnen bijdragen aan het vormgeven van iets nieuws. Door de nauwe betrokkenheid bij het project hebben we nieuwe inzichten opgedaan waar we echt verder mee kunnen.