Succesvolle opstart van de Flexpool in het Lukaskrankenhaus in Neuss

Neuss, december 2017

Hoe realiseert het Duitse Lukas ziekenhuis een grotere aantrekkingskracht op potentiële medewerkers en een aanzienlijke verbetering van de medewerkertevredenheid, ondanks de grote krapte op de huidige arbeidsmarkt in Duitsland? Door de medewerkers zo veel mogelijk ruimte te bieden voor flexibiliteit en autonomie. Het Nederlandse Flexibiliseringsconcept dat daaraan ten grondslag ligt wordt op dit moment door het Duitse Lukas ziekenhuis geïmplementeerd. De eerste resultaten tekenen zich duidelijk af en het BQS Institut für Qualität und Patientensicherheit beloonde het Lukas daarvoor met de Deutschen CHANGE Award. De uitreiking van die prijs vond plaats op het Gesundheits-wirtschaftskongress in Hamburg. Andrea Albrecht, directeur Zorg van het Lukas ziekenhuis, nam de onderscheiding trots in ontvangst. Zij vertelt graag over de eerste resultaten die ze in Neuss met dit flexibiliseringsconcept hebben bereikt.

Mevrouw Albrecht, u heeft de opzet en inzet van een Flexpool geïnitieerd.
Hoe kwam u op dat idee?

Het concept komt uit Nederland. Daar hebben ze al ruim 20 jaar ervaring met de inzet van flexpools in de zorgsector. Het doel daarvan is het opvangen van onverwachte roosterverstoringen, het kunnen aanbieden van aantrekkelijke werktijden en het realiseren van een langdurige rooster- en vakantieplanning.
De flexibiliseringsgedachte was me niet vreemd. Eerder werkte ik bij een kliniek die is gevestigd in het buitengebied. Door de vele landbouw aldaar, wilden veel medewerkers in het oogstseizoen graag thuis meewerken op het familiebedrijf. We konden in de kliniek weliswaar een beroep doen op uitzendkrachten en een pool met oproepkrachten, maar zonder noemenswaardige flexibiliteit. En dat zorgde voor veel extra kosten voor het ziekenhuis.
Op de Medica-beurs in 2015 in Düsseldorf was ik op zoek naar leveranciers van Rooster- en Flexplanningsoftware. Daar kwam ik al snel tot de ontdekking, dat alleen de aanschaf van nieuwe software niet voldoende was, om onze personeelsplanningsproblemen op te lossen. En het werd me duidelijk dat we eigenlijk allereerst een flexibiliseringsconcept nodig hadden, dat verder ging dan software alleen. Toen kwam ik op de beurs in contact met Loran Noteboom, een Nederlandse consultant op het gebied van flexibilisering. En samen hebben we het flexibiliseringsidee verder uitgewerkt en geconcretiseerd.

Een pool met oproepkrachten is niet ongebruikelijk in de gezondheidszorg. Wat is er nieuw aan de flexpool in uw ziekenhuis?

Het grootste verschil met de medewerkerpools, zoals we die kennen, is eigenlijk de professionaliteit van het veranderingstraject.  De toegevoegde waarde, die de Nederlandse ervaring hierin biedt, heeft gezorgd voor een zeer gedetailleerd en stevig fundament. De flexpoolmedewerkers komen niet ‘on top’ van het aantal ‘vaste’ medewerkers, maar worden integraal onderdeel van de totale medewerkerplanning. De adviseurs analyseerden allereerst zeer gedetailleerd welke medewerkers wanneer en waar ingezet dienen te worden, om zo een zorgvuldige capaciteitsplanning te realiseren. Die analyse dient niet alleen als basis voor de opbouw en samenstelling van de flexpool, maar ook om te bepalen of de aanwezige medewerkers anders, of flexibel, kunnen worden ingezet. Het aantal medewerkers, flexpoolmedewerkers en hun functiekwalificaties worden vervolgens per afdeling nauwkeurig op elkaar afgestemd. De flexpool wordt zo georganiseerd, dat de flexpoolmedewerkers op elke afdeling zijn ingewerkt. Zo kan elke afdeling altijd beschikken over de noodzakelijk benodigde basiscapaciteit, zowel tijdens kortdurende als langdurige roosterverstoringen. Omdat ze kunnen vertrouwen op de directe inzetbaarheid van de flexpool en de uren van deze vervanging ook niet ‘on top’ zijn, maar reeds ingecalculeerd. Een flexpool is dan ook een verdere professionalisering van de medewerkerplanning.

Kunt u het flexibiliseringsconcept wat nader toelichten?

Flexibilisering is de basis voor strategische personeelsplanning. De opbouw van een flexpool is het startpunt voor een nieuw en duurzaam personeelsplanningsconcept. En daarmee is het niet een project van een verpleegafdeling alleen, maar juist van de gehele ziekenhuisorganisatie. Daarom is het project ook stapsgewijs ingevoerd en niet van de ene op de andere dag. En zo hebben we het geleidelijk in alle lagen van de ziekenhuisorganisatie zorgvuldig kunnen implementeren.
We hebben er een jaar voor uitgetrokken om alle afdelingen te informeren en optimaal te betrekken bij het project. Pas daarna zijn de eerste flexpoolmedewerkers aangetrokken. Dat bleek ook nodig, bij navraag op de afdelingen, want we hebben het namelijk over een geheel nieuwe manier van denken en doen. Er was een echte cultuurverandering nodig. Er zijn daarom informatiebijeenkomsten voor alle medewerkers georganiseerd, contractconcepten en communicatieplannen opgezet etc.. Allemaal essentiële onderdelen in de voorbereiding van het project. Er zijn ambassadeurs gecreëerd die het concept intern verder konden uitdragen en verduidelijken. En voor het werkelijke uitrollen hebben we een medewerker full-time vrijgemaakt als projectleider en een flexpoolmanager aangenomen.

Welke doelen wilt u bereiken met de flexpool?

Terwijl de ene medewerker graag nachtdiensten doet, wil de andere medewerker juist graag alleen vroege of late diensten werken. Voor mij is de optimale afstemming tussen baan en familie uiterst belangrijk; een fijne werk-privé balans verhoogt namelijk de medewerkertevredenheid. Daarnaast worden de medewerkerkosten veel beheersbaarder. Want de investeringen in de opbouw van de flexpool verdienen zich in de toekomst meer dan terug. Zo besparen we op dit moment alleen al alle kosten voor uitzendkrachten.

Wanneer is het optimale resultaat bereikt?

Vaak plannen de afdelingen hun medewerkers ruim in, om een buffer te hebben bij uitval van collega’s en te zorgen voor continuïteit in de zorgverlening. Dat heeft twee kostenverhogende effecten; enerzijds zijn al die medewerkers vast ingepland, ook op momenten dat er geen uitval is. Anderzijds moeten dure uitzendkrachten worden ingehuurd, als er medewerkers uitvallen.  Nu komt uitval natuurlijk niet continu voor, maar treedt het te pas en onpas, in meer of mindere mate, op. Daar kun je op inspelen, door die schommelingen structureel vanuit de flexpool op te vangen. Daarmee zijn steeds voldoende medewerkers beschikbaar: flexmedewerkers, die organisatiebreed inzetbaar zijn.
Het doel van de nieuwe capaciteitsplanning is dan ook, om zonder standaard extra ingeplande medewerkers het rooster te draaien en bij uitval of ziekte van medewerkers een beroep te doen op de flexpoolmedewerkers. We hebben uitgerekend wat we daarmee besparen: per uur dat een eigen flexpoolmedewerker wordt ingezet in plaats van een uitzendkracht, is dat minimaal € 15. Dat zijn zeer forse besparingen op jaarbasis.

Wat was de grootste uitdaging bij dit flexibiliseringsproces?

De cultuuromslag in de organisatie, het anders moeten gaan denken en doen. Het is niet alleen het doorvoeren van een idee, maar je zult de gehele organisatie erbij moeten betrekken om bij iedereen begrip te creëren. Van zorgmedewerkers, ondernemingsraad en P&O tot en met het management.  Het gaat om het basisprincipe ‘hoe organiseer ik mijn leven’. Dat betekent grotere autonomie en dat is in de gezondheidszorg nog niet gebruikelijk. Dus een zekere mate van onzekerheid bij de medewerkers is niet vreemd. Toch moeten ze die onzekerheid laten varen omdat het soms pas kort tevoren bekend is op welke afdeling je gaat werken. En we kregen natuurlijk steeds veel vragen. Bijvoorbeeld: hoe maak je een rooster waarin je ook de inzet van flexmedewerkers meeneemt? In Nederland maken de medewerkers veelal zelf hun rooster, in plaats van het afdelingshoofd. Zou dat hier ook kunnen? Dat roept vervolgens weer vragen op bij de afdelingshoofden over de veranderingen van hun eigen werk en het managen van hun afdeling.

U maakt gebruik van een Nederlands adviseursteam. Welke ondersteuning bieden  Loran Noteboom en Peter van der Meulen?

Voor mij is het advies van de beide adviseurs bepalend geweest voor het succes van het flexibiliseringsproject en de opzet van de flexpool. Als ik dit idee alleen had moeten invoeren, zou ik wellicht ergens onderweg hebben opgegeven. Medewerkers, die nog twijfelen aan het nut of noodzaak van een verandering, nemen eerder advies aan van een externe, dan van een leidinggevende. Door het netwerk van Loran Noteboom hadden mijn team en ik de mogelijkheid om enkele ziekenhuizen in Nederland te bezoeken. Daar hebben we echt veel gezien en ervaringen uitgewisseld. We waren vooral onder de indruk van het bezoek aan het Laurentius Ziekenhuis in Roermond en het OLGV Ziekenhuis in Amsterdam. Daar ondervonden we het enthousiasme om met en in een flexpool te werken bijna aan den lijve. We zagen dat het Flexconcept echt werkte in de praktijk, en raakten er des te meer van overtuigd dat wij dat ook nodig hadden. De geïnvesteerde tijd van alle projectmedewerkers is een investering in het nu meetbare succes!

Was het mogelijk om het Nederlandse model één-op-één in te zetten?

Het opzetten van een flexibiliseringstraject en integreren van een flexpool vraagt om ervaring en het continu kunnen reageren op tussentijdse uitdagingen. In Nederlandse ziekenhuizen bestaat er bijvoorbeeld een betere patiënt/medewerker-ratio dan in Duitse ziekenhuizen. Daarom hebben we uitgezocht hoe wij ook met een andere patiënt/medewerker-ratio konden werken. Ook zijn de wettelijke voorschriften voor flexwerken bij ons anders dan in Nederland. Maar het adviseursteam was steeds oplossingsgericht zodat we dit soort uitdagingen goed het hoofd konden bieden.

De flexpool werd in zeer korte tijd gevuld. Hoe ziet u dit eerste succes?

Het aanbod om flexibel te kunnen werken heeft een grote aantrekkingskracht. Zo hebben we ons onder meer gericht op potentiële medewerkers met kinderen, ofwel ouders. Het zelf kunnen bepalen wanneer je werkt is vooral voor deze groep zeer wenselijk. Ook hebben we nieuwe wegen gezocht om deze mensen te bereiken en te werven. Denk bijvoorbeeld aan een speciale Facebookpagina en een geïntegreerde carrièresite binnen onze eigen website. We hebben de potentiële medewerkers daar aangesproken waar ze zich in hun vrije tijd bevinden. Zowel offline als online. Met posters in de fitness-studio en op het kinderdagverblijf. In 11 weken kregen we meer reacties dan in heel 2016. We hebben nu dan ook onze eerste pool van ruim 30 flexmedewerkers compleet. Waarvan 75% geëxamineerd Verpleegkundigen. Zowel medewerkers als management hebben het traject als zeer positief ervaren. Ik vergelijk het graag met het bouwen van een auto: eerst zie je alleen de wielen, maar nu hebben we al een stuur en volgend jaar rijden we echt.

Hoe gaat het nu verder?

We zijn eigenlijk nog steeds in volle gang. Volgend jaar willen we het project verder uitrollen over meerdere soorten afdelingen. En we krijgen steeds meer actieve  medestanders, die als ware ambassadeurs het idee uitdragen en implementeren.

Heeft u nog een advies voor uw collega’s in andere ziekenhuizen?

Al mijn collega’s bevinden zich in dezelfde situatie: iedereen kent op de afdelingen hoge  percentages van uitval van medewerkers, verloop en verzuim. Als zorgdirecteur heb je voortdurend een dubbele uitdaging: enerzijds neemt de behoefte van artsen aan gekwalificeerde medewerkers fors toe en anderzijds heb je te maken met de ontevredenheid van medewerkers die een hoge arbeidsdruk ervaren. Zij zouden het werk graag verdelen over meer collega’s. In de beperkte speelruimte die je hebt, wordt de lucht steeds ijler en de verantwoording steeds groter. En iedereen weet, dat het tekort op de arbeidsmarkt nog niet eens op z’n hoogtepunt is. Daarom, als je op dit moment nog niet bezig bent met het bedenken van concrete oplossingen, zul je het in de toekomst niet makkelijk hebben.
Voor mij zijn nieuwe wegen, de investering in externe expertise én geduld, zeer belangrijke bouwstenen van de personeelswerving. Ik ben er van overtuigd, dat een flexibiliseringstraject, en het opbouwen en integreren van een flexpool, niet alleen familie- en organisatieproof is, maar vooral ook futureproof.

Meer over het Lukas Ziekenhuis in Neuss:

http://lukasneuss.de/karriere/stellenangebote/flexpool-pflege.html

Over de Award, die het Lukas Ziekenhuis heeft gewonnen:

https://www.bqs.de/150-erster-deutscher-change-award-geht-an-die-staedtischen-kliniken-lukaskrankenhaus-neuss