“Het maakt ons als GFO Kliniken Bonn toekomstbestendig, medewerker- en patiëntvriendelijk”

Maart 2020

Arne Weiffenbach, Directeur bij GFO Kliniken Bonn, vertelt graag over de rol die het nieuwe GFO Flexteam speelt in de drie GFO Ziekenhuizen: “Wie had dat een jaar geleden gedacht, dat ik nu met volle overtuiging kan zeggen dat we eind dit jaar al ons doel bereiken en dus 10% van onze personeelsinzet hebben geflexibiliseerd. Dan hebben we het over ongeveer 50 fte’s, ofwel meer dan honderd nieuwe medewerkers in het nieuwe GFO Flexteam.” Weiffenbach is enthousiast over de structuur en de constante uitbreiding van het GFO Flexteam.
Op dit moment telt het team 86 Flexmedewerkers die de zorgteams in de drie ziekenhuizen ondersteunen. Het Flexteam bestaat uit medewerkers met uiteenlopende kwalificaties. En vooral met verschillende behoeften als het gaat om hun werktijden. Weiffenbach legt uit: “We bieden de nieuwe collega’s in het Flexteam de vrijheid om zelf hun werktijden te bepalen. In ruil daarvoor bepalen wij de locatie. Dit is dé manier om de Flexer precies daar in te zetten waar dat nodig is. ”

“De voordelen en successen zijn eigenlijk drieledig”, zo vervolgt Weiffenbach. “Ze hebben enerzijds betrekking op de stabilisatie van de dienstroosters van de ‘vaste’ teams, anderzijds op een volledig nieuw potentieel op de arbeidsmarkt, waarvoor we nu onze deuren kunnen openen, en ten derde op het organisatorische voordeel ten aanzien van de eisen van de PpUGV (PpUGV zijn minimale bezettingseisen vanuit de Duitse overheid).”

Stabilisatie van de dienstroosters van de ‘vaste’ medewerkers
Het belangrijkste doel van de flexibilisering was vanaf het begin het stabiliseren van de dienstroosters van al onze ‘vaste’ medewerkers op de afdelingen. We hadden veel vacatures en het invallen voor je collega’s was meer regel dan uitzondering. Dat hebben we nu opgelost, omdat we vanaf het begin veel Flexers vast aan de teams hebben toegewezen. Deze Flexmedewerkers blijven wat langer op één afdeling, wat tegelijkertijd een langere inwerkfase mogelijk maakt. Op al onze drie locaties hebben de medewerkers nu weer wat meer ‘lucht’ en blijft hun vrije tijd ook echt vrije tijd. Nu gaan we ons richten op het uitvalmanagement. We zitten in de overbruggingsfase, en zijn binnenkort in staat om ook Flexers te kunnen inzetten voor de acute verstoringen. Na de zomer schakelen we helemaal over en ontstaat de juiste dynamiek. Dan zullen de teams kunnen rekenen op een perfect samengesteld Flexteam dat ingezet kan worden op alle roosterverstoringen; korte-, middellange- en lange termijn.

Nieuw: Flexteam ontsluit nieuw potentieel op de arbeidsmarkt
Op het gebied van de arbeidsmarkt wil Arne Weiffenbach eerst iets actueels melden:
“De meeste collega’s die momenteel in het Flexteam zitten, zijn herintreders. We hebben echt een nieuw aanbod voor verpleegkundigen die graag terug willen naar hun oude beroep, maar dat niet konden vanwege de standaard werktijden en diensten. Dat past gewoon niet in hun privéleven. Ons Flexteam geeft deze groep echter de mogelijkheid om zelf te beslissen wanneer en hoelang ze willen werken. Bijvoorbeeld alleen ’s ochtends of alleen op bepaalde dagen. En zo’n Flex-aanbod is eenvoudigweg niet verkrijgbaar bij andere zorginstellingen in de omgeving”, zegt Weiffenbach.
“Er zijn wel enkele flexpools, maar bij GFO kunnen Flexteam medewerkers echt hun eigen tijden bepalen. En steeds meer verpleegkundigen uit Bonn en omgeving begrijpen nu dat dit niet alleen een belofte is, maar ook de realiteit.
We hebben een tijdje veel jonge ouders aangenomen in het Flexteam, die graag alleen werken tijdens de kinderopvanguren. Ook voor deze groep is het Flexteam een ​​uitkomst. Zo zijn er ook nieuwe Flex-collega’s die de voorkeur geven aan nachtdiensten. Door een studie of hobby’s past dat gewoon beter in hun privéleven. Deze groep wordt momenteel uitgebreid, en is logischerwijs een zeer welkome ondersteuning voor de ‘vaste’ collega’s.”

Daarnaast breidt het Flexteam momenteel uit met een nieuwe groep, waarvoor het Flexteam ook erg interessant is: “We hebben onze eigen deeltijdopleiding, die vooral wordt gebruikt door mensen met kleine kinderen. Ook omdat zij, gezien het ploegenwerk in de opleiding, anders niet de mogelijkheid hebben om een ​​verpleegopleiding te volgen. Met het Flexteam kunnen we deze trainees na hun opleiding een optimale vervolg-job bieden. Eerder hadden we dus niet de mogelijkheid om het gewenste deeltijdwerk als baan aan te bieden, zoals dat tijdens hun opleiding het geval was. De afgestudeerden solliciteerden na hun opleiding dan ook vaak elders. Maar het Flexteam kan ze wel alle gewenste tijdvakken en inzetmogelijkheden bieden. Datzelfde geldt voor onze parttime-stagiaires, ook die vinden nu hun weg naar het Flexteam.”

Arbeidsmarktcommunicatie en rekrutering onder één dak: “Op weg naar een arbeidsmarktportaal”
Zo breidt het GFO Flexbureau het Flexteam voortdurend uit, zowel kwantitatief als kwalitatief.
Een doorlopende arbeidsmarktcampagne is specifiek afgestemd op de behoeften van de kernteams. Werving en Recruitment werken daarom nauw samen in een continu proces. Weiffenbach ziet een interessante ontwikkeling: “Flexwerving moet ook continu actief en intensief plaatsvinden, want we hebben ondertussen al enkele Flexers overgenomen in een van de ‘vaste’ teams. Als de Flexmedewerkers zich prettig voelen in een bepaald team en ze beseffen dat ze weer permanent op een vaste afdeling willen werken, dan is dat geen enkel probleem. En die mobiliteit is een goede ontwikkeling: de Flexer is happy en de afdeling ook omdat ze een bekende, goed ingewerkte collega krijgen. Daarom kunnen we met recht zeggen dat ons Flexbureau zich aan het ontwikkelen is tot een heus arbeidsmarktportaal. Hoewel, bijna”, zo corrigeert Weiffenbach zichzelf. Hij geeft aan dat GFO nog iets meer tijd nodig heeft om het inwerkproces van de Flexers verder te optimaliseren. Dat vindt hij een belangrijk aandachtspunt.

Voorbereid en toekomstbestendig met betrekking tot de PpUGV
De GFO Kliniken Bonn hebben ook maatregelen voorbereid en genomen om aan de eisen van de PpUGV te voldoen. “Het was mij vanaf het begin heel duidelijk”, zegt Weiffenbach, “welke essentiële rol het Flexteam kan spelen in relatie tot de PuUGV. Zoals bij alle andere ziekenhuizen was het tekort aan verpleegkundigen bij ons een probleem. Maar we hebben veel verpleegkundigen in het Flexteam. En dat zorgt ervoor dat we sinds 1 januari van dit jaar, toen de PuUGV in werking trad, op alle verpleeg-intensieve afdelingen op korte termijn extra verpleegkundigen kunnen inzetten, daar waar nodig en op korte termijn. Door onze Flexers nauwkeurig te plannen en te verdelen, ook ’s nachts, kunnen we de continuïteit van de zorg voor onze patiënten garanderen. Wat natuurlijk uiteindelijk het doel is.”

Ten slotte vat Weiffenbach zijn enthousiasme voor de strategische rol van het Flexteam graag samen: “Omdat het ons als GFO Kliniken Bonn toekomstbestendig, medewerker- en patiëntvriendelijk maakt.”