“We hebben iets nieuws neergezet. Een andere manier van omgaan met dit werk en de mensen die het moeten doen.”

Poortugaal, december, 2022

Fivoor is gespecialiseerd in psychiatrische zorg voor enerzijds patiënten met een forensische indicatie en anderzijds patiënten die een specifieke behandeling nodig hebben, vanwege een hoog intensieve zorgbehoefte. Het zorgaanbod bestaat uit zowel verschillende psychiatrische klinieken als ambulante centra in de regio en beslaat Noord-Holland, Zuid-Holland, Noord-Brabant en Utrecht. Om stabiliteit en rust in de roosters te creëren, is Fivoor Flex & More opgezet. Een intern flexpool project met oog voor de mens binnen het rooster en meer regie voor de medewerkers

HR manager Pieter de Man en projectmanager flexibiliteit en roostering Dara Tukker vertellen waarom er gekozen is voor een flexpool, hoe het project zich nu verder ontwikkelt en wat de resultaten zijn.

Pieter: “We hebben 1800 medewerkers binnen klinieken waar ook 24 uursdiensten worden gedraaid. De krapte op de arbeidsmarkt leidde tot instabiliteit in roosters, uitvallen van medewerkers, openstaande vacatures en een grote druk op de teams. In het verleden hebben we dit vooral geprobeerd op te vangen met uitzendkrachten. Dat is een dure aangelegenheid en het zijn ook geen eigen mensen. Binnen Fivoor worden hoge eisen gesteld aan onze medewerkers. De psychiatrie is een apart product, met grote veiligheidsrisico’s. Wij hebben dus behoefte aan medewerkers die weten wat de gewoontes en regels hier zijn en wat gewenst gedrag is.”

Dara: “Daarbij wordt vanuit de patiëntengroepen al jaren aangegeven dat zij heel veel moeite hebben met wisselende gezichten. Zij hebben in hun leven met zo’n 54 hulpverleners te maken. Als wij dat in ieder geval kunnen reduceren tot een vaste groep, is de flexpool ook in het belang van de patiënt.”

Intern commitment: er moet nu iets veranderen
Pieter: “Iedereen zag dat het niet meer te doen is om de roosters rond te krijgen. Afgelopen zomer was het echt spannend op een aantal locaties. Met name wat betreft het veiligheidsgevoel en invulling van de dagprogramma’s. In de zorg gaat het de komende tijd alleen maar spannender worden. Dus iedereen was zich ook bewust: er moet nu iets gebeuren. Toen het idee geboren was, hebben we met alle directieleden en een groot aantal teammanagers een inspiratiemiddag gehouden. Samen met de experts van BvFO is het idee gelanceerd. Er kwam al heel snel commitment: hier gaan we mee aan de slag. Dan is de volgende vraag natuurlijk wel: hoe ga je het doen, hoe gaan we dat plannen?”

Het proces: een sterke coproductie
Pieter: “Vijftien jaar geleden heb ik met Loran Noteboom van BvFO een soortgelijk project gedaan binnen een ouderenzorgorganisatie waar ik toen werkzaam was. Ik wist: hij kan dit en heeft veel expertise in huis, dus ik ga dit met hem opzetten. Omdat dit vraagstuk zo diep de organisatie ingaat, was voor mij wel een eis om dit samen met de lijnorganisatie te doen. Dus de projectorganisatie en -aanpak moesten een coproductie worden met de lijn, teammanagers en mensen van de werkvloer. Dara, die op dat moment werkzaam was als teammanager op de TBS afdeling hebben we gevraagd als projectmanager vanuit Fivoor.”

Dara: “Ik ben gekoppeld aan onze corporate recruiter Marianne Bouman om dit samen intern vorm te geven. Ik ken het inhoudelijke werk heel goed en zij de organisatie. We werkten samen met Esther Lok (oud-flexburo manager) en Ernst van Apeldoorn (ex-zorgmanager) die vanuit BvFO het flexproject organiseerden. Loran Noteboom deed de coördinatie en de flex marketing en was eindverantwoordelijk vanuit de externe projectgroep.”

De kracht van BvFO
Pieter: “De kracht van BvFO is hun grote expertise en ervaring met het opzetten en de planning van flexprocessen enerzijds en het uitrollen van arbeidsmarktcampagnes anderzijds. Zij delen die expertise en laten draaiboeken achter, waar wij zelf verder mee kunnen. Loran heeft veel ervaring met ziekenhuizen. Een forensisch instituut is dan toch een nieuw speelveld. Er zijn veel overeenkomsten maar ook afwijkingen en dat was voor hen ook even ontdekken. Door de projectaanpak om verschillende groepen en disciplines bij elkaar te brengen heeft dat heel goed uitgepakt. Je hebt altijd knelpunten in zo’n proces. Die werden uitgebreid besproken; BvFO zorgde er vervolgens voor dat de procesomschrijving volledig werd en terugkwam in de draaiboeken.”

Dara: “Ze gaan heel methodisch te werk. Ze zijn heel sterk in de brede aanpak. Niks wordt vergeten. Maar het is niet zo dat hun idee moest passen op ons als Fivoor. Zij hebben hun idee passend gemaakt op wat wij al in huis hebben en waar onze behoeftes liggen, maar wel met een sterke lijn naar de kennis en ervaring die zij hebben.”

Zeer succesvolle arbeidsmarktcampagne
Pieter: “Door de sterke arbeidsmarktcampagne die Diny, Kevin en Lisa van BvFO samen met onze communicatie afdeling hebben ontwikkeld, kregen we een instroom die veel succesvoller is dan we hadden verwacht. We hebben een groep mensen aangeboord die we anders niet aangenomen zouden hebben.”

Dara: “Het grote verschil met andere campagnes is dat we dit keer mensen echt als individu hebben aangesproken. ‘Jij hebt een privéleven dat heel belangrijk is. Heb je daarnaast nog uren over, kom dan bij ons werken’. Dat spreekt mensen ontzettend aan. Wij hebben meer parttimers dan ooit in Nederland, met ieder hun eigen specifieke wensen met betrekking tot arbeidstijdindeling. Dat is het nieuwe werken. Wij hebben dat altijd buiten de deur gehouden, omdat wij dachten dat grote contracten goed waren. Dat het meer continuïteit bood, maar nu we de deur opengezet hebben, groeien we echt exceptioneel snel. In juni 2022 is de arbeidsmarkt campagne gelanceerd en vanaf 1 juli zijn we gesprekken gaan voeren met de eerste kandidaten. Inmiddels (november 2022) zitten we op 32 FTE, verdeeld over 54 mensen.”

Binding blijft belangrijk
Dara: “Om de zo belangrijke verbinding met mensen te bewerkstelligen en te behouden, maken we vooral regio gebonden pools. De pool Den Haag heeft dan bijvoorbeeld vijftien mensen die alle diensten op de verschillende afdelingen gaan bedienen. Je ziet dus maar vijftien verschillende gezichten die zo ook eigen worden voor de teams. Ook hun kennis en kunde nemen zij mee van de ene naar de andere afdeling.”

Pieter: “Ik denk ook dat de ervaring gaat leren dat deze mensen zo bekend raken in bepaalde domeinen dat ze daar graag een tijdje willen blijven. Dat is ook belangrijk. Zij zijn van Flex & More maar ze moeten zich zeker ook onderdeel voelen van de teams en daarbinnen moet ook geen onderscheid worden gevoeld.”

Flexibel en meer
Dara: “Het More gedeelte van Flex & More gaat over het ontwikkelen binnen het werkveld, het snuffelen en uitproberen. Mensen die op een vaste plek werken en best eens bij de buren zouden willen kijken, deden dat niet omdat ze dan hun plek verliezen. Wij kunnen nu een uitwisselingsprogramma doen en vanuit Flex & More vervanging regelen. Zo binden wij ook mensen aan ons: ze mogen en kunnen meer.”

Pieter: “Een aantal medewerkers staat behoorlijk onder druk, omdat dit echt belastend werk is. Als het even niet gaat, kunnen zij misschien een tijdje in de luwte werken op een andere afdeling. Dat proberen we nu ook meer gewoon te maken. Teammanagers gaan dit nu ook meer met medewerkers bespreken: ‘is het een idee dat je een tijdje elders binnen Fivoor wat gaat doen via Flex & More?’ ”

Minder ziekteverzuim
Pieter: “Vanuit het bestuur kwam de vraag wat we aan het ziekteverzuim gaan doen. Want dat is heel hoog. Ik zei: ‘Ik ben ervan overtuigd dat als Flex & More straks echt staat; we de werkdruk weghalen en dat dat tot lager verzuim leidt’. We kunnen wel steeds naar de bedrijfsarts wijzen, maar we moeten naar onszelf kijken. Hoe hebben we ons werk georganiseerd?”

Dara: “Als medewerker weet je dat Flex & More bij uitval de tweede of derde persoon biedt. Je bent nooit de eerste van dienst. Dus als het voor jou even nodig is om in de luwte te werken kan dat via Flex & More waar je altijd het laatste of eennalaatste poppetje bent. Dat is een heel andere werkdruk dan dat je het gevoel hebt dat je de dienst moet dragen. We hebben nu bijvoorbeeld een re-integratie kandidaat die op de plek waar zij vast werkt door de omstandigheden echt niet inzetbaar is. Zij is nu via Flex en More aan het re-integreren op de andere domeinen.”

Groei- en leerproces
Pieter: “Het overgaan naar deze manier van werken, is een heel ingrijpend proces. Niet alleen het opzetten van een flexbedrijf. We kijken ook hoe onze inzet is georganiseerd en hoe we omgaan met capaciteitsmanagement.
De twee externen van BvFO Esther en Ernst hebben wij gevraagd om mede vorm te geven aan het proces van capaciteitsmanagement en planning en mee te kijken als adviseur op de achtergrond. Lisa en Kevin blijven in ieder geval tot juli 2023 de arbeidsmarktcampagne monitoren en waar nodig bijsturen.”

Dara: “Daarnaast blijven wij bezig met de doorontwikkeling binnen More. Vooral de verbetering van het opleidingstraject voor onze zij-instromers. Ook gaan wij vanuit Flex & More interne accountmanagement gesprekken voeren met de managers. Zodat zij veel meer in de toekomst investeren in plaats van bezig te zijn met de 48-uursplanning. Dit geeft ook minder druk op de ad hoc roosters. Want als je al gekeken hebt hoe het op de langere termijn staat met veiligheid, balans en ervaring van de mensen, kun je die ad hoc vragen ook makkelijker invullen.”

Pieter: “Dat is voor ons ook een leerproces. Wij kunnen in onze ivoren toren in Poortugaal een blik flexwerkers opentrekken, maar je moet in gesprek met je grote domeinen. Daar moeten wij ook ervaring in opdoen.”

We zetten echt iets goeds neer
Pieter: “Ik sprak de directeur van de TBS, een afdeling waar voorheen heel veel uitzendkrachten werden ingezet en die was ontzettend positief gestemd. ‘Dit gaat mij echt helpen’, zei hij. Voor mijzelf is de maand mei een ijkpunt. Als het samenspel van capaciteitsplanning en Flex & More goed is geland en ik heb rust in mijn zomerrooster, dan hebben we echt iets moois neergezet.”
Dara: “En iets nieuws. Een andere manier van omgaan met dit werk en de mensen die het moeten doen.”