“Het is niet belangrijk waar je naar kijkt, maar wat je ziet”.

HD Thoreau

Oktober 2019

“Dat is een gezegde dat precies op onze samenwerking van toepassing is”, zegt Petra Knirsch, projectmanager ‘Werktijden 4.0’ bij ouderenzorgorganisatie Bethel. In het interview vertelt ze hoe de samenwerking tussen de projectgroep en het adviesteam van Noteboom| van der Meulen verliep. Het project ging eind 2018 van start met als doel de verbetering van het uitvalmanagement en het realiseren van langdurige en betrouwbare dienstroosters. Om er uiteindelijk voor te zorgen dat alle medewerkers tevreden zijn en zich dagelijks verheugen op hun werk.

De ervaringen van Knirsch met het Duits-Nederlandse team van consultants zijn zeer positief. “Het was heel verfrissend om met Nederlanders te werken. Ik ervoer vooral collegialiteit in plaats van afstandelijk advies. Het team heeft echt professioneel en effectief gewerkt, maar heeft ons zeker niet ‘overlopen’.  We communiceerden altijd ‘op ooghoogte’, zoals we in Duitsland zeggen. Problemen werden open besproken,  om samen naar goede oplossingen te zoeken. Vandaar het gezegde. Ons werk gaat over perceptie, gevoeligheid en empathie – betrokken raken bij de situatie en de mensen die je ontmoet. Dat maakte dit project bijzonder.”

“De resultaten na een jaar zijn aanzienlijk en de medewerkers zijn enthousiast. Noteboom| van der Meulen zet, al naar gelang het onderwerp, specialisten uit haar netwerk in, ook uit Nederland. Bijvoorbeeld voor de arbeidsmarktcommunicatie. Zij hebben rondom onze Jobbeurs-deelname een intensieve Flexcampagne ontwikkeld, gevolgd door een grote online campagne. Daartoe had ik veel contact met Diny Okkerse, die naast de externe campagne ook een intern communicatieplan heeft opgesteld. Samen met haar heb ik al vier projectnieuwsbrieven gemaakt. Die spelen een belangrijke rol in de interne communicatie. Zo zorgen we ervoor, dat al onze medewerkers niet alleen goed worden geïnformeerd, maar dat ze ook deel gaan uitmaken van het project en de veranderingen kunnen en willen ondersteunen”, zegt Petra Knirsch.

Geweldige mix: generalisten en specialisten met professionaliteit en ‘losheid’

“Ik kan de professionaliteit van het adviesteam zeker onderstrepen “, zegt Werner Arlabosse, directeur van de Stichting Sarepta Nazareth. Arlabosse is opdrachtgever en initiatiefnemer van het Werktijden 4.0 project. “Medio 2018 hebben we een bezoek gebracht aan de Nederlandse ouderenzorgorganisatie Bruggerbosch. Nederlanders hebben jarenlange ervaring opgebouwd in het omgaan met het tekort aan geschoolde arbeidskrachten in de zorg. Daarom hebben ze  goede concepten en praktische oplossingen voor adequaat uitvalmanagement kunnen ontwikkelen. Noteboom| van der Meulen hanteert daarbij een medewerker-gerichte flexibiliteit als uitgangspunt, en dat ondergebracht in het ‘Frei ist Frei’ concept. Op basis hiervan is het team van ook in Duitsland zeer succesvol, omdat de situatie in Duitsland en Nederland zeer vergelijkbaar is; de druk om personeel te vinden en in te zetten is hier ondertussen even groot als in Nederland.”

Wat Werner Arlabosse vooral leuk vond aan het adviesteam, was de combinatie van professionaliteit, objectiviteit en de ‘Hollandse losheid’.
“Wij zitten vaak toch iets strakker in een project, maar de heren Noteboom en Van der Meulen hebben ons echt geholpen met hun stijl, aanpak en werkwijze. Ze hebben duidelijke ideeën, maar gaandeweg lossen ze de problemen samen met ons op. “En”, zo besluit hij, “het team is een geweldige mix van generalisten en specialisten, waarvan we enorm hebben geprofiteerd. Bijvoorbeeld op het gebied van online marketing en capaciteitsplanning. ”

Tevredenheid wint van scepsis

Karsten Strunk geeft leiding aan het nieuwe FlexTeam en ook hij is enthousiast over het succes en de effectiviteit van het project. In een jaar tijd hebben we samen een ​FlexTeam van 30 nieuwe medewerkers weten op te bouwen. “Er zijn nu nieuwe flex-collega’s die alleen bepaalde diensten draaien en heel blij zijn dat ze bij ons zelf hun werktijden kunnen bepalen. Ook waarderen de nieuwe FlexTeam-medewerkers dat ze zich breed kunnen oriënteren, op verschillende locaties en teams. Die locaties kunnen naar behoefte per dag, week of zelfs maand veranderen. Tegelijkertijd merken de collega’s van de vaste teams dat ze daadwerkelijk kunnen vertrouwen op hun eigen dienstrooster. Je merkt dat de tevredenheid het wint van hun scepsis. Want ja, in het begin waren we natuurlijk best sceptisch, ook over het vinden van de juiste mensen op onze arbeidsmarkt.”

Karsten Strunk herinnert zich ook zijn verwachtingen aan het begin van dit project, hij wist vooral niet hoe de samenwerking met een Nederlands team en Nederlands concept zou uitpakken. “Spannend, maar het werkte zo goed!”, zo stelt hij tevreden vast. “Nederlanders zijn veel minder ingewikkeld en hebben onze horizon echt verruimd als het gaat om onze bedrijfscultuur. Waar wij vaak zorgen hadden, werkten ze altijd positief met ons samen om oplossingen te vinden. Zo kon ik op elk moment Kevin van Dijk bellen, de Nederlandse ‘Mister Google’ van het team dat de online campagne heeft ontwikkeld en begeleid. Daardoor voel ik me nu erg thuis in de Social Media wereld en ik moet zeggen: het is echt leuk! Kevin van Dijk heeft samen met André Storms, de Duitse webdesigner van het team, onze nieuwe FlexTeam-websitepagina gemaakt. Ze werkten allebei nauw samen met onze collega Martin Eickhoff, die verantwoordelijk is voor onze externe communicatie. En samen hebben ze gezorgd voor een optimale online aanwezigheid van ons nieuwe Flex-Aanbod op het internet.”

Karsten Strunk heeft de indruk dat de samenwerking met de Nederlanders er voor heeft gezorgd dat zij zich als Duitsers binnen Bethel meer hebben opengesteld voor verandering. Bovendien is er een cultuur ontstaan, waarin ze elkaar eerder durven aan te aan te spreken, en meer durven voor te stellen, zo stelt hij vast. De collegialiteit is daarmee verbeterd, en dat ziet hij als groot bijkomend voordeel.

Maar Karsten Strunk omschrijft de grootste winst als volgt: “Met de nieuwe campagnes hebben we geconstateerd dat er echt kandidaten op de arbeidsmarkt zijn waar we (dringend) naar op zoek zijn! Deze vorm van online marketing was helemaal nieuw voor ons. Daar blijven we in de toekomst op vertrouwen.”

De toekomst verwachtingen

Werner Arlabosse ziet de toekomst ook hoopvol tegemoet. “We hebben nu een zeer solide basis waarop we verder kunnen bouwen. We hebben nog enkele plannen, zowel qua arbeidsrecht als cultuurveranderingen. Maar ik ben ervan overtuigd dat we volgend jaar een goed werkend en nog groter FlexTeam hebben, dat we zelfstandig kunnen beheren en uitbouwen.”

Petra Knirsch is er vooral blij mee, dat door het project naast de positieve samenwerking in het Projectteam, ook veel Bethel medewerkers onderling met elkaar in contact zijn gekomen. Dit stimuleert de uitwisseling van ideeën en het samen oplossen van problemen. “Bovendien is de sfeer nu geweldig, en dat is toch ook iets heel waardevols?”, stelt Petra Knirsch tot slot lachend vast.